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  • Caroline Morello

Découvrez le métier de télésecrétaire indépendante

Dernière mise à jour : 19 sept.

La télésecrétaire est une secrétaire qui exerce à son compte au sein d'un secrétariat indépendant. Parfois nommée secrétaire à distance ou assistante freelance, elle intervient comme prestataire auprès d'une entreprise sous-traitante.



Préférée à l'intérim par les TPE et les PME, plébiscitée par les professions libérales et les artisans, la télésecrétaire a le vent en poupe. Les avantages à collaborer avec une secrétaire à distance sont nombreux : c'est simple, souple, économique et rapide. Mais quel est exactement son domaine d'intervention ? Comment ça marche ? Quelle est sa formation ? Découvrez dès maintenant le métier de télésecrétaire indépendante.


Qu'est-ce qu'une télésecrétaire ?


La télésecrétaire intervient en tant que prestataire au sein d'une entreprise. Elle exerce en général depuis son domicile. Pour cette raison, elle est aussi nommée assistante virtuelle, secrétaire à distance, ou encore, assistante à domicile. Toutefois, elle peut intervenir sur site sous certaines conditions.


Secrétaire indépendante : un métier polyvalent


Grâce à ses expériences professionnelles, la secrétaire freelance est polyvalente. Elle s'adapte aux besoins de ses clients et possède un large panel de prestations. Ainsi, elle peut varier ses services : gestion administrative et commerciale, assistance RH, communication, dactylographie, la liste est loin d'être exhaustive.


La spécialisation de la télésecrétaire freelance


Au fur et à mesure de ses missions, la secrétaire indépendante peut développer un intérêt particulier pour une prestation spécifique. Elle peut aussi s'apercevoir que les demandes des clients tournent souvent autour du même service. Elle est alors en mesure de choisir une spécialisation comme le secrétariat médical, la retranscription audio, la permanence téléphonique, l'assistanat juridique, etc.


Qui peut faire appel à une secrétaire à distance ?


La clientèle d'une télésecrétaire indépendante est très variée. Professionnels , particuliers, associations, CSE, elle intervient dans divers domaines d'activité.


Une télésecrétaire indépendante pour assister les professionnels


La secrétaire freelance intervient particulièrement auprès d'artisans, de commerçants, d'entrepreneurs, de dirigeants de TPE ou de PME ou des professions libérales. Lorsqu'ils manquent de temps, ils préfèrent externaliser la gestion administrative de leur entreprise. De cette façon, ils peuvent se concentrer sur leur cœur de métier.


Une assistante virtuelle pour les professions libérales


La télésecrétaire peut être spécialisée dans un domaine comme le médical ou le juridique. À ce titre, elle est apte à prendre en charge le standard d'un cabinet médical, retranscrire des fichiers audio d'expertise juridique, saisir des contrats, etc.


Une assistante administrative au service des particuliers


La secrétaire indépendante peut assister les particuliers dans leurs démarches administratives : prise de rendez-vous, rédaction de courriers, saisie et mise en page de documents. Toutefois, il ne faut pas la confondre avec un écrivain public qui, pour exercer sa profession, a acquis des compétences bien différentes : législation, écriture biographique, rédaction de courrier personnel, correction, etc.




Quand faire appel à une télésecrétaire indépendante ?


Chaque entreprise a des besoins différents en fonction de son domaine d'activité, de son statut juridique, de son effectif. Les raisons amenant à opter pour le secrétariat indépendant sont donc variées.


La secrétaire freelance : des missions ponctuelles


Parfois, la charge de travail à déléguer ne justifie pas l'embauche d'un salarié. S'offrir les services d'une télésecrétaire est donc la meilleure option. En effet, elle n'intervient que lorsque vous en avez besoin et vous ne payez que le temps de travail effectif.


L'assistante virtuelle : la solution au manque de place


Vous n'avez pas de local ? Ou celui-ci est trop petit pour accueillir un nouveau poste de travail ? La secrétaire à distance exerce depuis son domicile. Ainsi, nul besoin d'investir dans un bureau, du matériel ou d'effectuer des travaux d'aménagement.


La secrétaire indépendante : un support pour votre assistante


Votre assistante est en congé ? Elle a besoin d'être épaulée quelques heures dans la semaine à la suite d'un surcroît d'activité ? La solution du secrétariat indépendant est l'option à privilégier. En effet, la secrétaire freelance intervient aussi bien pour des missions régulières que pour des besoins ponctuels.


Quels sont les avantages à collaborer avec une télésecrétaire indépendante ?


Le secrétariat indépendant offre de nombreux atouts pour l'entreprise qui souhaite s'offrir ses services.


Faire appel à une secrétaire à distance vous permet de maîtriser votre budget


Lorsque vous embauchez un salarié, des coûts supplémentaires s'ajoutent au salaire que vous lui versez : charges patronales, formations, matériels et fournitures de bureau, etc. La télésecrétaire à domicile est déjà formée et équipée. La facture est sans surprise : le taux horaire est fixe et sans frais cachés.


Collaborer avec une secrétaire freelance vous fait gagner du temps


Les démarches liées à l'embauche peuvent parfois prendre plusieurs semaines. Or, vous avez un besoin urgent qui ne peut pas être reporté. La mise en place d'une mission avec une télésecrétaire ne demande que quelques jours voire quelques heures de délai.


La secrétaire à distance est plus facilement disponible


L'assistante indépendante peut, sous certaines conditions, prendre en charge un dernier dossier en fin de journée. En effet, elle n'a pas de transports à prendre pour rentrer à son domicile. Pour cette même raison, elle peut assurer des urgences pendant les week-ends. Bien sûr, une majoration de son taux horaire de l'ordre d'environ 30% sera en général appliquée.


Le secrétariat à domicile est écologique


Le télésecrétariat implique le travail à domicile, donc, moins de déplacements. Par ailleurs, avec la démocratisation de la signature électronique, les documents peuvent être échangés par e-mail. De même, les courriers recommandés peuvent être envoyés en ligne. Et si des documents urgents et originaux sont requis, il existe des entreprises de coursiers à vélo ou scooters électriques.




Comment se déroule une collaboration avec une télésecrétaire indépendante ?


Grâce à internet, il est très facile de prendre contact avec une télésecrétaire. Vous pouvez, en effectuant une recherche, préciser la localisation que vous souhaitez et les prestations que vous voulez déléguer. Chaque secrétaire indépendante définit ses propres méthodes de travail mais, en général, les étapes pour obtenir un devis et aboutir à une collaboration sont sensiblement les mêmes.


Premier contact avec la secrétaire indépendante


Vous adressez votre demande par e-mail ou par téléphone à la télésecrétaire en lui exposant vos besoins. Elle prendra contact avec vous pour obtenir plus d'informations afin d'établir un devis adapté à votre situation.


Signature du devis proposé par la secrétaire à distance


En fonction des données collectées, la télésecrétaire vous fera parvenir un devis adapté à vos besoins. Une fois ce devis signé, la mission pourra commencer à la date définie.


Transfert des documents à l'assistante virtuelle


Vous pourrez alors transférer tous les documents utiles liés à la mission. L'envoi peut s'effectuer par email pour les documents de petit volume. Les plus gros dossiers seront partagés sur une plateforme de stockage en ligne sécurisée.


Édition et règlement de la facture de secrétariat freelance


Selon les modalités définies par le devis, vous recevrez une facture. La facturation peut s'effectuer :

- au forfait : les heures travaillées sont décomptées au fur et à mesure ;

- au temps passé ;

- à la carte (rédaction d'un courrier, mise en page d'un document, etc.)


Les tarifs d'une télésecrétaire indépendante


Le taux horaire moyen d'une secrétaire freelance en France métropolitaine est de 25 à 35€. Ces tarifs comprennent les charges sociales, les impôts, les diverses taxes et les frais professionnels. Ils ne doivent donc pas être comparés au taux horaire d'un salarié. Selon les prestations proposées et le niveau d'expertise de l'assistante indépendante, les tarifs sont plus élevés.


Comment devenir télésecrétaire indépendante ?


Le métier de secrétaire demande des qualités telles que le sens de l'organisation et du contact, la discrétion, la rigueur et, particulièrement pour la secrétaire indépendante, la polyvalence. Pour acquérir ces compétences indispensables, plusieurs choix s'offrent à vous.


Secrétaire à distance : la formation initiale


Le Bac Pro Gestion Administration constitue le socle du cursus vers le métier de télésecrétaire. Il peut être effectué en lycée en temps plein ou en contrat d'apprentissage. La poursuite des études conduit au BTS gestion de la PME et le BTS Support à l'Action Managériale, accessibles, eux aussi, en alternance.


Accéder au métier d'assistante indépendante grâce à l'expérience


Tout au long de sa carrière, la secrétaire se forge une expérience et s'arme d'outils indispensables à l'exercice de son métier. Ses connaissances acquises "sur le terrain" sont un véritable atout à faire valoir auprès de ses futurs clients.


Devenir secrétaire à distance avec les formations pour adultes


Il existe des formations proposées par des centres agréés et finançables par le CPF (Compte Personnel de Formation) pour devenir télésecrétaire :

- titres professionnels ;

- les formations de l'AFPA (Agence Nationale pour la Formation Professionnelle des Adultes) ;

- les parcours de formations en secrétariat indépendant.


L'évolution professionnelle de la secrétaire indépendante


Le développement de l'activité d'une assistante freelance n'a de limite que son imagination. En fonction de ses appétences et de ses compétences, elle peut faire évoluer ses services.

Grâce à la maitrise d'une langue étrangère elle pourra proposer un service de traduction. Si elle aime travailler avec des particuliers, elle pourra s'orienter vers le métier d'assistante personnelle ou d'écrivain public. Si écrire des textes lui plait, une formation en rédaction web lui permettra de produire des articles de blog. En somme, elle construit son offre pour en faire son métier idéal.




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